Case Study
Mudahnya Memproses 5,000 Kandidat Per Bulan Dengan 90% Akurasi
Bagaimana PT Shimano Batam mentransformasi rekrutmen dan meningkatkan drastis kapasitas kandidat dan kualitas hire.
Sebelum
Kesulitan dengan jumah lamaran di luar kapasitas dan proses yang terus tertunda.
Sesudah
Shimano dengan mudah menguji 120 kandidat sehari dan mengalami peningkatan produktivitas dan komitmen dalam karyawan baru.
Tentang Shimano
PT Shimano Batam berdiri sejak 1991 dengan kantor pusat (Shimano, Inc.) di Osaka, Jepang. Shimano adalah pemimpin global dalam industri manufaktur komponen sepeda, perlengkapan pancing, dan peralatan dayung.
PT Shimano Batam mengoperasikan 2 pabrik di Batam, Indonesia, masing-masing memproduksi komponen sepeda dan alat pancing. Shimano memiliki visi untuk mempromosikan budaya bersepeda dan memancing yang baru dengan menawarkan “Produk Menawan” (Captivating Products) bagi konsumen.
Untuk mencapai visi ini, Shimano bertujuan mentransformasi proses rekrutmen dan asesmen untuk posisi Operator di kedua pabrik tersebut dan meningkatkan kualitas hire.
PT Shimano Batam mengoperasikan 2 pabrik di Batam, Indonesia, masing-masing memproduksi komponen sepeda dan alat pancing. Shimano memiliki visi untuk mempromosikan budaya bersepeda dan memancing yang baru dengan menawarkan “Produk Menawan” (Captivating Products) bagi konsumen.
Untuk mencapai visi ini, Shimano bertujuan mentransformasi proses rekrutmen dan asesmen untuk posisi Operator di kedua pabrik tersebut dan meningkatkan kualitas hire.
Tantangan
“Dulu, tumpukan surat lamaran sampai menjulang tinggi di meja saya.”
Bagi Shimano, melayani pasar Asia Tenggara menuntut volume tenaga kerja yang besar. Di samping itu, fokus pada produk berkualitas membutuhkan operator, engineer, dan production specialist yang juga berkualitas.
Tanggung jawab untuk merekrut high quality talent dengan cepat dan dalam jumlah besar jatuh pada Pak Hendy Hadiyanto, Human Resources Development Specialist, dan tim. Ini terbukti menjadi tantangan bagi proses rekrutmen Shimano pada saat itu.
Pak Hadiyanto menjelaskan tentang surat lamaran yang bertumpuk tinggi di mejanya setiap minggu. Inbox-nya begitu penuh dengan lamaran sehingga tidak ada kapasitas untuk menerima email baru. Kurangnya organisasi di tahap sourcing menimbulkan banyak masalah bagi tim: lamaran hilang di antara tumpukan, kandidat tidak sengaja dihubungi dua atau tiga kali.
Sebelumnya butuh hingga 7 hari untuk memproses hanya 1 kandidat: menunggu lamaran dikirim via pos, mengetik manual di Excel, menelepon kandidat, cross-check jadwal, booking ruangan untuk tes, dll. Tes tersebut pun hanya sebatas TPA (Tes Potensi Akademik) dan matematika dasar, yang kami temukan berdasarkan penelitian memiliki korelasi buruk dengan performa nyata dalam kerja.
Cakupan yang terbatas dalam metode sourcing ini berarti tim rekrutmen Shimano hanya dapat menjangkau sekitar 1.000 calon kandidat dari area sekitar; jauh terlalu terlokalisasi dan kurang dalam variasi.
Tanggung jawab untuk merekrut high quality talent dengan cepat dan dalam jumlah besar jatuh pada Pak Hendy Hadiyanto, Human Resources Development Specialist, dan tim. Ini terbukti menjadi tantangan bagi proses rekrutmen Shimano pada saat itu.
Pak Hadiyanto menjelaskan tentang surat lamaran yang bertumpuk tinggi di mejanya setiap minggu. Inbox-nya begitu penuh dengan lamaran sehingga tidak ada kapasitas untuk menerima email baru. Kurangnya organisasi di tahap sourcing menimbulkan banyak masalah bagi tim: lamaran hilang di antara tumpukan, kandidat tidak sengaja dihubungi dua atau tiga kali.
Sebelumnya butuh hingga 7 hari untuk memproses hanya 1 kandidat: menunggu lamaran dikirim via pos, mengetik manual di Excel, menelepon kandidat, cross-check jadwal, booking ruangan untuk tes, dll. Tes tersebut pun hanya sebatas TPA (Tes Potensi Akademik) dan matematika dasar, yang kami temukan berdasarkan penelitian memiliki korelasi buruk dengan performa nyata dalam kerja.
Cakupan yang terbatas dalam metode sourcing ini berarti tim rekrutmen Shimano hanya dapat menjangkau sekitar 1.000 calon kandidat dari area sekitar; jauh terlalu terlokalisasi dan kurang dalam variasi.
Solusi
Setelah mengidentifikasi tantangan di atas, Shimano bekerja sama dengan Dreamtalent untuk merevolusi proses rekrutmen dan asesmen.
Transformasi Digital
The ATS (Assessment Tracking System) menyederhanakan seluruh pipeline rekrutmen untuk Shimano menjadi hanya beberapa klik di platform online, tanpa lagi butuh menyortir tumpukan surat. Sekarang proses rekrutmen diperpendek menjadi hanya 4 langkah:
- Kandidat melamar ke lowongan di Dreamtalent, lengkap dengan asesmen psikometri yang sudah dikerjakan dan dokumen yang dibutuhkan.
- Tim menyortir daftar kandidat dari Fit Score tertinggi.
- Pilih tanggal wawancara, dengan notifikasi email otomatis untuk kandidat dan juga tim interview.
- Buat keputusan hiring didukung oleh data dari laporan psikometri individu.
Fit Score menggambarkan seberapa sesuainya kandidat dengan persyaratan pekerjaan dan budaya perusahaan Shimano, berdasarkan kepribadian, career drive, potensi, dan lainnya.
Asesmen Psikometri
Menggantikan tes yang lama, Dreamtalent sepenuhnya digital dan mengkalkulasi hasil dengan instan. Asesmen psikometri kami menguji jauh lebih dalam dan memberi profil lengkap kandidat dalam:
- Kepribadian & Gaya Berpikir
- Potensi Kelebihan & Hambatan
- Career Drive & Minat Karier
- Preferensi Budaya Kerja
untuk memastikan bahwa mereka adalah fit yang baik untuk posisi Operator dan budaya perusahaan Shimano. Hasilnya diperlihatkan dalam bentuk laporan psikometri mendalam dengan rekomendasi hiring.
Hasil
5,000
kandidat diproses per bulan
1,100+
hired dalam
7 bulan
7 bulan
90%
akurasi asesmen
1 hari
proses dipercepat dari 7 hari
Proses Rekrutmen Cepat
Sebelumnya butuh hingga 7 hari untuk memproses 1 kandidat. Sekarang Shimano mampu memproses hingga 120 kandidat dalam sehari, dari sourcing hingga asesmen, siap untuk diwawancara.
Dengan bantuan pipeline otomatis di ATS, tim rekrutmen tidak perlu lagi khawatir tentang surat lamaran yang bertumpuk. Kandidat terdaftar rapi lengkap dengan detail pribadi, hasil asesmen psikometri, Fit Score, dan dokumen yang diupload.
Kapasitas Meningkat Drastis
Proses rekrutmen yang disederhanakan menghemat banyak waktu sehingga Shimano sekarang mampu mengakomodasi hingga 5,000 kandidat per bulan dari hanya 1.000 per bulan sebelumnya.
Lowongan online di Dreamtalent mudah di-share di media sosial, dan ini meningkatkan cakupan sourcing untuk menjangkau candidate pool yang lebih luas, besar, dan kaya dengan variasi.
Tim rekrutmen Shimano berhasil memproses total 60,000 kandidat dari Mei 2020 hingga Maret 2021, dan merekrut lebih dari 1,100 dari Mei 2020 hingga Desember 2020.
Tim rekrutmen Shimano berhasil memproses total 60,000 kandidat dari Mei 2020 hingga Maret 2021, dan merekrut lebih dari 1,100 dari Mei 2020 hingga Desember 2020.
Talent Berkualitas Tinggi
Karyawan yang diterima tidak hanya meningkat dalam jumlah namun juga kualitas. Untuk membuktikannya, Pak Hadiyanto memantau dekat hubungan antara Fit Score kandidat di Dreamtalent dengan performa kerja nyata, dan menemukan korelasi yang sangat kuat dengan 90% akurasi.
“Asesmen kepribadian menggambarkan begitu banyak tapi begitu mudah dipahami.”
Kandidat yang mendapatkan Fit Score tinggi di Dreamtalent menunjukkan produktivitas dan komitmen lebih tinggi dalam pekerjaan. Mereka lulus tes praktik kerja dengan nilai baik dan juga berhasil dalam tes TPA dan matematika dasar yang sebelumnya.
Di sisi lain, kandidat yang mendapatkan Fit Score rendah cenderung mengulang kembali tes praktik dan seringkali tidak menyelesaikan 3 bulan dalam tahap onboarding.
Setelah yakin dengan validitas asesmen psikometri Dreamtalent, Shimano membuat Fit Score sebagai salah satu persyaratan untuk menerima kandidat.
Performa yang baik dari karyawan baru tersebut memberi kontribusi langsung pada peningkatan produktivitas kedua pabrik di Indonesia. Dengan transformasi proses rekrutmen dan talent yang berkualitas tinggi, Shimano terus maju menuju visi untuk menyediakan “Produk Menawan” bagi dunia.
Setelah yakin dengan validitas asesmen psikometri Dreamtalent, Shimano membuat Fit Score sebagai salah satu persyaratan untuk menerima kandidat.
Performa yang baik dari karyawan baru tersebut memberi kontribusi langsung pada peningkatan produktivitas kedua pabrik di Indonesia. Dengan transformasi proses rekrutmen dan talent yang berkualitas tinggi, Shimano terus maju menuju visi untuk menyediakan “Produk Menawan” bagi dunia.