Summary. Meeting yang berlebihan atau dikenal dengan istilah meeting overload, berdampak kepada psikologis, fisik, dan mental karyawan. Tidak jarang karyawan mengeluh stress, fatigue, overwhelmed, dan burnout yang disebabkan oleh meeting yang bertubi-tubi dan tidak produktif. Sebagai manajer atau atasan, Anda dapat meninjau kembali kebutuhan meeting, menggunakan digital tools untuk sinkronisasi pekerjaan, dan mencatat setiap progres meeting agar dapat meminimalisir terjadinya meeting overload.
Expectation. Setelah membaca artikel ini, Anda akan mengetahui dampak meeting overload terhadap karyawan.
Jam 11.00 tepat A telah menyelesaikan town hall meeting agenda rutin kantor yang sudah menghabiskan waktu 1,5 jam. A pun mulai berkutat lagi di depan layar laptop untuk menyelesaikan target kerja hariannya. Saat A merasa berada di puncak fokus dan produktivitas, tiba-tiba notifikasi kalender berbunyi menandakan 5 menit lagi meeting divisi di mulai.
A cukup menghela nafas, lagi-lagi harus berkutat dengan obrolan yang tak kunjung ada hentinya. Tidak ada fokus pembahasan yang jelas, waktu yang harusnya untuk mengejar deadline pun menjadi terbuang sia-sia.
Mungkin Anda pernah mengalami hal yang sama seperti A terjebak pada meeting yang tak berkesudahan. Meeting overload yang tidak produktif memang menjadi ‘momok’ di kalangan karyawan atau pekerja kantoran.
Walau pada dasarnya urgensi sebuah meeting diadakan adalah kebutuhan diskusi karyawan agar suatu pekerjaan atau proyek perusahaan dapat diselesaikan secara efektif dan efisien.
Namun, hal ini bisa jadi sebaliknya jika meeting dilakukan secara bertubi-tubi tanpa adanya poin pembahasan yang jelas. Pada akhirnya membuat karyawan cenderung merasa muak, bosan, dan lelah.
Lantas, apakah benar jika meeting overload berpotensi mengganggu produktivitas kerja karyawan?
Efek Meeting Overload Bagi Karyawan
Jawabannya adalah benar.
“Menurut penelitian Zippia The Career Expert, 65% karyawan setuju bahwa kegiatan meeting kantor menghalangi mereka dalam menyelesaikan pekerjaan mereka.”
Meeting overload menjadi istilah yang digunakan untuk menjelaskan kondisi dimana kegiatan pertemuan atau rapat yang berlebihan dan tidak produktif.
Meeting overload seringkali dikeluhkan karena menyita waktu kerja para karyawan. Durasi meeting yang panjang justru membuat pekerjaan mereka berantakan.
Penelitian Zippia juga menemukan fakta bahwa 45% karyawan diantaranya merasa overwhelmed dengan jumlah meeting yang mereka hadiri. Terlalu banyak meeting membuat mereka merasa stress, fatigue, bahkan burnout yang berdampak pada produktivitas kerja.
Oleh sebab itu, selain waktu akan terbuang sia-sia, meeting yang tidak efektif berdampak negatif pada kesejahteraan psikologis, fisik, dan mental health karyawan.
Dear Managers, Not Everything Has To Be Discussed
Berdasarkan hasil survey 76 perusahaan yang dilakukan oleh Harvard Business Review, menemukan bahwa produktivitas karyawan 71% lebih tinggi saat meeting dikurangi 40%.
Karyawan merasa jauh lebih mandiri, dipercaya, dihargai, dan dilibatkan dalam tanggung jawab perusahaan sehingga membuat mereka lebih fokus dan bekerja keras untuk mencapainya.
Tentu sebagai manajer atau pimpinan perusahaan, Anda dihampiri rasa dilema saat beberapa hal pekerjaan memang membutuhkan meeting, namun Anda harus tetap memikirkan kondisi karyawan. Anda dapat melakukan beberapa hal agar meeting kantor tidak overload
1. Tinjau Kembali Kebutuhan Meeting Tim Anda
Sebagai manajer Anda dapat menilai hal apa saja yang perlu didiskusikan dan siapa saja yang harus terlibat. Dengan meninjau hal tersebut, karyawan lain dapat fokus untuk melanjutkan pekerjaanya.
2. Update Status Progress Meeting Anda
Diskusi kecil yang tidak terencana terkadang justru menjadi meeting tersendiri bagi tim Anda. Walaupun begitu penting bagi Anda untuk mencatat pokok hasil pembahasan meeting yang nantinya bisa diketahui oleh seluruh anggota tim. Anda dapat menggunakan aplikasi seperti Teams, Slack, dan lainnya sebagai media komunikasi untuk mempermudah diskusi.
3. Gunakan Digital Tools Untuk Sinkronisasi Pekerjaan
Tidak semua pekerjaan harus dikomunikasikan atau dibahas melalui meeting. Anda dapat menggunakan digital tools seperti Trello, Google Workspace, Discord, dan lain sebagainya untuk menyinkronkan progres pekerjaan tim Anda sehingga tidak perlu disampaikan dalam sebuah forum meeting. Selain itu, digital tools juga mempermudah Anda bekerja berkolaborasi dengan anggota tim walau berada di jarak jauh (remote).
Assess Your Work Culture’s Team
Meeting menjadi salah satu budaya kerja bagi organisasi/perusahaan maupun para pekerja/karyawan. Melihat dampak negatif dari meeting overload yang dijelaskan di atas, maka dapat disimpulkan pula bahwa meeting overload juga akan mempengaruhi budaya kerja.
Oleh sebab itu, Anda harus memanajemen meeting perusahaan agar target pekerjaan tercapai sekaligus kesejahteraan karyawan tetap terjaga. Sebab hal ini akan menentukan produktivitas karyawan yang nantinya mempengaruhi kinerja perusahaan.
Sebagai manajer, pimpinan, atau atasan, Anda dapat mengetahui gaya bekerja karyawan atau tim Anda melalui serangkaian assessment psikometri seperti yang ada di Dreamtalent. Anda dapat mengetahui karakter, kepribadian, serta gaya perilaku individu sehingga memudahkan Anda dalam membangun budaya kerja tim yang sehat termasuk kegiatan meeting kantor.
