Summary: Lay off atau PHK bisa terjadi secara mendadak karena banyak faktor penyebab. Namun, hal yang paling umum terjadi karena kondisi keuangan perusahaan yang tidak stabil. Sebagai HR, Anda bisa membantu mempersiapkan hal apa yang harus Anda lakukan ketika dihadapkan pada kondisi tersebut.

Expectations: Setelah membaca artikel ini, Anda dapat memahami perbedaan lay off dengan pemecatan, faktor penyebab, dan apa yang harus dilakukan saat perusahaan harus melakukan lay off atau PHK karyawan di perusahaan tempat Anda bekerja.

Peran utama seorang HR adalah mengurus segala sesuatu yang berkaitan dengan karyawan. Mulai dari merekrut karyawan, mengurus administrasi, hingga memastikan hak dan kewajiban setiap karyawan terpenuhi. Namun, apa jadinya jika ada suatu kondisi yang mengharuskan Anda untuk melakukan lay off karyawan-karyawan tersebut?

Sebagai HR sudah sepatutnya Anda memiliki persiapan jika suatu saat Anda dihadapkan pada situasi tersebut. Tetapi, apakah ada cara yang tepat untuk melakukan lay off karyawan pada perusahaan Anda?

Lay Off vs Pemecatan

Lay off atau yang dalam bahasa Indonesia disebut sebagai Pemutusan Hubungan Kerja (PHK). Lay off dengan pemecatan sama-sama memiliki persamaan, yaitu hilangnya pekerjaan atau jabatan dari seorang karyawan. Namun, ada suatu hal yang membedakan keduanya, yaitu pihak yang menjadi penyebab.

Pemecatan terjadi karena adanya pelanggaran atau kesalahan kerja, kejahatan kerja dari pihak karyawan. Selain itu, kinerja karyawan yang buruk juga menjadi salah satu alasan terjadinya pemecatan. 

Sedangkan, lay off  atau PHK biasanya terjadi karena kondisi keuangan suatu perusahaan yang memburuk.

“Hal yang membedakan lay off dan pemecatan adalah pihak yang menjadi penyebab.”

Apa Saja Penyebab Terjadinya Lay Off?

Anda pasti sering melihat banyak berita mengenai beberapa perusahaan startup yang melakukan PHK massal. Berdasarkan data dari situs layoff.fyi, pada tahun 2023 sendiri, sudah ada 885 perusahaan teknologi yang melakukan PHK karyawan dari bulan Januari hingga Juni.

Situs tersebut mendata PHK yang terjadi perusahaan teknologi di AS dan juga di luar AS. Diantaranya adalah Amazon, Google, Microsoft, Facebook, Netflix, Zoom,  Twitter, Twitch, Apple, dan masih banyak lagi. Alhasil, terdapat lebih dari 168 ribu orang yang harus menganggur. Lalu, apa saja yang membuat perusahaan tersebut memutuskan untuk PHK karyawannya?

Mengurangi Anggaran Biaya Perusahaan

Ini merupakan penyebab yang paling sering terjadi ketika perusahaan melakukan PHK karyawannya. Hal tersebut terjadi karena perusahaan perlu memotong biaya untuk alasan tertentu. Misalnya untuk  melunasi hutang, penjualan menurun, kehilangan dana bantuan dari investor.

Perusahaan Bangkrut Atau Ditutup

Selain mengurangi anggaran biaya perusahaan, alasan terjadinya lay off yang kedua adalah perusahaan bangkrut. Biasanya terjadi karena manajemen perusahaan yang buruk dan mengalami kerugian secara terus menerus dan membuat ekonomi perusahaan semakin menurun.

Merger dan Akuisisi

Merger adalah ketika dua perusahaan berbeda bergabung menjadi satu perusahaan baru. Dua perusahaan dapat bergabung untuk meningkatkan penjualan produk, mengurangi persaingan industri, dan memperoleh lebih banyak keuntungan. Namun, merger juga dapat mempengaruhi pekerjaan beberapa anggota staf karena adanya perubahan strategi bisnis dan perubahan kepemimpinan. Jadi, perusahaan memutuskan untuk melakukan PHK karena tidak mungkin dalam satu divisi terdapat dua orang menjabat posisi yang sama.

Sedangkan, akuisisi terjadi ketika satu perusahaan membeli perusahaan lain. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan kekuatan penjualannya atau mendapatkan akses ke sumber daya baru. Sama halnya dengan merger, akuisisi pun terdapat kepemimpinan dan strategi bisnis baru serta perubahan kebijakan perusahaan. Alasan-alasan tersebut yang menyebabkan karyawan di perusahaan asal dapat mengalami pemutusan hubungan kerja (PHK).

Batalnya Sebuah Proyek Besar

JIka terdapat suatu proyek besar, umumnya perusahaan akan merekrut karyawan untuk melaksanakan proyek tersebut. Tetapi, jika proyek tersebut dibatalkan, perusahaan mungkin perlu memberhentikan karyawan yang telah direkrut. Meskipun sebuah perusahaan dapat memindahkan karyawan ke divisi lain untuk mencegah PHK, karyawan yang sudah dianggap tidak berkompeten lagi kemungkinan akan memberhentikan oleh perusahaan.

Perusahaan Melakukan Relokasi

Pemangku kepentingan perusahaan atau stakeholders dapat memutuskan untuk merelokasi perusahaan ke daerah atau kota lain. Ini merupakan hal yang wajar dalam dunia bisnis jika perusahaan membutuhkan lebih banyak ruang untuk kegiatan operasionalnya atau menemukan kota lain yang lebih cocok untuk perkembangan industri bisnisnya. Lalu, karyawan yang tidak bisa pindah ke daerah tersebut dapat diberhentikan sehingga mereka bisa mencari pekerjaan di perusahaan lain.

6 Praktik Terbaik Saat Harus Lay Off Karyawan

Ketika kondisi perusahaan sedang tidak stabil, harus ada hal atau suatu strategi yang dilakukan untuk membantu menstabilkan keadaan perusahaan. Sebagai HR Anda bisa membantu mengembalikan kondisi perusahaan dengan memperhatikan dan mempertimbangkan 6 hal di bawah ini bersama tim Anda supaya tidak salah pilih langkah dalam mengambil keputusan lay off karyawan.

1. Jadikan Lay Off Sebagai Opsi Terakhir

Hal yang perlu Anda ingat adalah lay off tidak bisa dibatalkan sehingga jangan terburu-buru untuk langsung melakukan PHK massal di perusahaan Anda. Anda bisa mencari solusi lain untuk tetap mempertahankan karyawan tanpa harus mempertaruhkan keadaan perusahaan seperti pemotongan gaji atau cuti.

2. Diskusikan Dengan Manager Tiap Divisi

Dengan terjadinya PHK, HR dan manager harus saling bekerja sama dalam mengevaluasi kinerja dan potensi yang ada pada setiap karyawan. Jadi, HR dan manager tidak akan salah PHK orang yang berkompeten di bidangnya. 

Selain itu, ketika pemberitahuan PHK diumumkan, manager dan HR harus hadir pada pertemuan tersebut. Tetapi, untuk PHK massal dapat mengadakan pertemuan yang dihadiri kelompok kecil. HR pun harus membagikan kontak orang-orang yang dapat dihubungi agar karyawan yang terkena PHK dapat menanyakan beberapa hal berkaitan dengan hal tersebut.

3. Buat Daftar Pertanyaan Yang Sering Ditanyakan

Buat surat resmi yang menyatakan bahwa karyawan tersebut telah di-PHK, jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang sering diajukan, dan mencantumkan langkah-langkah selanjutnya yang dapat dilakukan karyawan tersebut supaya dapat bekerja kembali di perusahaan lain. Pertanyaan yang paling umum dari karyawan yang diberhentikan adalah seputar tunjangan. Jika karyawan memiliki perjanjian pesangon, jangan lupa berikan rincian kelanjutan gaji mereka secara tertulis.

4. Beritakan Kabar Dari Jauh Hari

Pemutusan hubungan kerja atau PHK tidak boleh diumumkan secara mendadak. Selain itu, berita tersebut juga tidak boleh dikabarkan melalui Zoom, email, atau pesan singkat tanpa adanya peringatan. Jika PHK dilakukan karena alasan keuangan perusahaan, Anda seharusnya sudah menyampaikan kepada karyawan Anda bahwa masa-masa keuangan sedang sulit dan sedang dilakukan penghematan anggaran dana perusahaan.

5. Perhatikan Cara Penyampaian Berita

Saat menyampaikan berita Anda harus menggunakan bahasa yang tegas dan lugas. Hindari frasa seperti, "Kami telah memutuskan untuk pergi ke arah yang berbeda," dan, "Saya tidak yakin bagaimana cara menyampaikannya." Sebaliknya, gunakan kata-kata yang singkat seperti, "Keputusan telah dibuat." Dan yang terpenting adalah jujur mengenai kondisi yang ada.

Namun, bersikap lugas dan jujur bukan berarti Anda tidak dapat memastikan bahwa karyawan tersebut merasa didengar dan dihormati. Salah satu cara untuk menyampaikan rasa peduli Anda adalah dengan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengundurkan diri sebagai pengganti PHK. Hal ini membantu karyawan keluar dengan bermartabat. 

Selain itu, Anda juga dapat menawarkan layanan outsourcing untuk membantu karyawan yang mengundurkan diri mencari pekerjaan baru melalui pelatihan karier, penulisan resume, dan lainnya.

6. Jalin Interaksi Dan Komunikasi Yang Baik

Setelah Anda menyampaikan situasi ini kepada karyawan yang terkena PHK, segera sampaikan berita ini kepada karyawan yang bertahan. Interaksi kecil seperti itu sangat penting dilakukan.

Karyawan Anda akan memiliki pertanyaan tentang apa arti PHK bagi mereka, beban kerja dan masa depan mereka dengan perusahaan Anda. Jika disampaikan dengan jelas, komunikasi ini dapat meningkatkan loyalitas dan retensi, namun eksekusi yang buruk dapat menyebabkan turnover.

Dengan mengetahui cara merelakan karyawan yang pergi dengan cara yang benar dapat membantu Anda menghadapi situasi yang sulit. Hal yang perlu diingat bahwa cara Anda memperlakukan karyawan selama kondisi perusahaan yang tidak stabil sangat berpengaruh bagi citra perusahaan dan prospek perekrutan di masa depan.

Semua karyawan yang telah Anda perlakukan dengan hormat dan jujur akan memiliki pandangan yang baik tentang Anda. Hal itu juga akan berlaku dengan karyawan yang tersisa di perusahaan.

Apapun jenis pekerjaan atau posisi Anda, terjadinya lay off atau PHK pastinya bukan hal yang mudah untuk dihadapi. Khususnya Anda sebagai HR harus bisa menjaga dan memastikan kesejahteraan karyawan.

Jadi, Anda harus tahu siapa saja karyawan yang bisa Anda pertahankan dan mana yang harus Anda rela lepaskan demi memastikan keadaan perusahaan tetap stabil.

Maka dari itu, Anda harus mengenal kepribadian dan kemampuan yang karyawan Anda miliki. Anda bisa mengenali kepribadian dan kemampuan karyawan Anda dengan mengadakan tes psikometri di Dreamtalent agar dapat membantu memenuhi kebutuhan perusahaan.