Summary. Semenjak pandemi melanda, tren kerja saat ini semakin dinamis dan fleksibel. Cara kerja dengan sistem hybrid dan full-WFH sudah mulai diterapkan di hampir seluruh perusahaan di Indonesia. Hal ini dapat memberikan dampak pada hubungan kerjasama tim karena mempengaruhi berbagai aspek penting seperti interaksi, komunikasi, dan distribusi kerja. Oleh karena itu, pada artikel ini akan memaparkan rekomendasi tools digital yang dapat menjadi solusi untuk tetap mempertahankan kerjasama tim Anda di era tren kerja saat ini.

Expectations. Setelah membaca artikel ini, diharapkan Anda dapat mengetahui tools digital apa saja yang dapat digunakan untuk membangun dan mempertahankan kerjasama tim pada sistem kerja hybrid working dan full-WFH.

Sadarkah kalian jika semenjak pandemi Covid melanda pada tahun 2019, tren kerja mulai berubah ke arah yang lebih dinamis dan fleksibel. Pekerjaan yang biasanya selalu dilakukan di dalam kantor (WFO) beranjak mulai dapat dikerjakan di dalam rumah (WFH). 

Tren kerja yang baru berkembang ini kemudian memunculkan sebuah perdebatan mengenai apakah tren kerja saat ini memberikan dampak yang baik atau buruk. Menurut survey yang dilakukan oleh McKinsey, mengemukakan bahwa:

Sebanyak 58% karyawan mengalami peningkatan produktivitas dan 87% karyawan akan menerapkan hybrid working setelah post-pandemic.

Kendati demikian, tren kerja seperti ini nyatanya juga dapat mengganggu hubungan komunikasi yang dibentuk dalam tim. Sebuah tim yang mempunyai jam kerja yang berbeda akan merasakan gangguan jika rekan kerjanya menghubungi pada jam istirahatnya. 

Terdapat tantangan lainnya yang harus diatasi. Menurut Friday App, tantangan-tantangan tersebut antara lain menetapkan performa kinerja yang tepat, kegagalan dalam berkomunikasi jarak jauh, distribusi kerja yang tidak terarah, beban kerja yang berlebih, dan munculnya trust issues.

Adanya miskomunikasi dan masalah kepercayaan antar anggota ini dapat mengganggu alur kerjasama tim yang sudah dibentuk sebelum pola kerja ini diterapkan. Oleh karena itu perlu adanya sebuah solusi untuk mengatasi masalah seperti ini.

Peran Tools Digital Saat Ini

Sebagai dampak dari perkembangan zaman yang semakin modern, teknologi untuk mendukung situasi dan kondisi saat ini juga semakin berevolusi, salah satunya yaitu tools digital. 

Tools digital itu sendiri adalah sebuah alat bantu yang berupa software, situs, atau aplikasi yang dapat digunakan untuk mengatur, memantau, mengolah berbagai dokumen atau data yang diperlukan dalam pekerjaan. Tools digital inilah yang memiliki peran dalam mempertahankan teamwork yang sudah terjalin dengan baik. 

Dengan berbagai tools tersebut diharapkan Anda dapat mengorganisir berbagai aspek penting dalam sebuah teamwork seperti komunikasi, kolaborasi, planning, dan penyampaian yang diperlukan dalam menjalankan pekerjaan tim yang menerapkan hybrid working atau full WFH. 

Berikut beberapa rekomendasi tools digital yang bisa diimplementasikan untuk mendukung tim anda menjalankan pekerjaannya.

11 Tools Digital untuk Kerjasama Tim

1. Slack

Slack merupakan aplikasi  workspace online yang dapat diakses oleh berbagai perangkat apapun. Fungsi utamanya adalah memberikan akses komunikasi yang lebih komprehensif dibandingkan aplikasi lainnya dengan fungsi yang sama.

Bagi anggota tim yang masih awam terkait digital tools, mengakses aplikasi ini akan cukup sulit dikarenakan fitur-fitur di dalamnya yang cukup banyak. Akan tetapi, jika sudah terbiasa maka akan sangat membantu tim Anda dalam membangun teamwork yang efektif. 

Dalam satu aplikasi ini saja dapat terintegrasi ke 2.200 aplikasi lainnya seperti Dropbox, Google Calendar, Asana, dan Fellow. Lalu fitur lainnya seperti “remind” dan “command” sangat membantu anggota tim Anda dalam mengerjakan tugas-tugasnya. Terdapat juga channel-channel yang dapat diakses baik secara public maupun private sesuai kebutuhan tim.

Terakhir, terdapat fitur voice-chat bernama huddles yang dikembangkan untuk memberikan kesempatan pada anggota tim lainnya berkomunikasi secara singkat baik untuk sekedar berbincang hal kecil dan singkat seperti ketika berada di kantor (1-3 menit). Ini sangat bermanfaat untuk membangun kebersamaan antar anggota tim yang menjalani hybrid working atau full-remote.

2. Canva

Canva juga merupakan salah satu alat yang sedikit berbeda, dimana fokus dari aplikasi web ini dirancang untuk mengerjakan berbagai macam kegiatan yang berkaitan dengan desain grafis.

Dalam aplikasi ini terdapat kurang lebih 8.000 template gratis yang dapat diolah kembali tergantung penggunaan tim atau perusahaan Anda, dan terdapat template lainnya jika mengakses Canva versi premium.

Akan tetapi, tren saat ini kebanyakan perusahaan mulai berfokus mengembangkan strategi bisnisnya ke arah digital, menjadikan Canva mempunyai peran vital dalam menangani berbagai proyek tim yang berkaitan dengan desain. 

Fitur yang dimiliki oleh aplikasi ini adalah dapat digunakan secara real-time dan dapat menyimpan template desain yang sudah dibentuk agar dapat diakses oleh anggota lainnya. Mempermudahkan tim dalam berkolaborasi dan meningkatkan produktivitas.

3. Trello

Trello saat ini merupakan satu salah perangkat lunak gratis berbasis web yang paling populer dan banyak digunakan saat ini. Hampir semua perusahaan menggunakan ini terlebih pada divisi medianya.

Pemakaian Trello populer dikarenakan user interface-nya cukup sederhana yaitu menggunakan fitur cards pada UI-nya yang disematkan pada sebuah papan. Cards ini dapat berfungsi untuk dapat menugaskan, mengarahkan, juga memonitor berbagai tugas dan progress dari masing-masing anggota tim melalui checklist, attachments, dan deadline dari tiap cards pada papan. Anda juga bisa menambah fitur add-on tambahan seperti Dropbox, Google Drive, Slack, dan lainnya.

Selain itu, pada fitur cards system ini memungkinkan Anda untuk memberikan langkah-langkah komprehensif dalam menjalankan tugas tersebut agar lebih efektif dan optimal. Perusahaan yang memiliki program internship atau trainee sangat cocok untuk menggunakan software ini.

4. Notions

Notions adalah aplikasi yang berfungsi sebagai alat bantu untuk berkolaborasi dengan rekan sesama tim Anda. Keunggulan yang terdapat pada aplikasi ini adalah menawarkan salah satu fitur semacam “Wiki” yang berfungsi untuk mencatat secara rinci nilai, budaya, maupun aturan yang diterapkan oleh perusahaan atau tim kecil Anda. 

Notions dapat menjadi solusi untuk tim yang baru saja terbentuk agar dapat memahami alur kerja perusahaan yang diterapkan beserta detail-detail lainnya yang perlu diketahui. Fitur ini dapat sangat membantu dalam membangun kerjasama tim dan juga mempertahankannya.

5. Microsoft Teams

Software ini merupakan digital product yang dikembangkan oleh salah satu perusahaan paling terkemuka di dunia, yaitu Microsoft, sehingga dapat dipertimbangkan untuk digunakan pada tim yang dikelola oleh Anda.

Microsoft Teams adalah sebuah software yang dapat menjadi alat kolaboratif yang bermanfaat bagi tim Anda, terlebih jika tim Anda sering mengadakan pertemuan atau meeting untuk membahas progress kerja. 

Disini, Anda dapat berkomunikasi dengan berbagai anggota tim lainnya sehingga memudahkan koordinasi dan pembagian sistem kerja. Lalu jadi menjadi fitur terbaik pada software ini adalah sistemnya yang terintegrasi dengan seluruh aplikasi yang terdapat pada Microsoft. Oleh karena itu, penggunaan Microsoft Teams sangat cocok pada tim yang seluruh sistem koordinasi dan manajemen tim-nya berlandaskan produk dari Microsoft. 

6. Clickup

ClickUp adalah sebuah digital tools yang menyebut dirinya sebagai all-in-one management tools karena fitur-fitur yang terdapat didalamnya sudah dapat memenuhi berbagai kebutuhan tim. Tools ini memiliki sekitar 100 fitur manajemen proyek yang dapat diakses didalamnya. 

Fitur-fitur ini mencakup pengolahan dokumen yang dapat membantu tim dalam melakukan manajemen waktu, mengatur dokumen penting, kolaborasi dan koordinasi antar anggota dalam tim. 

ClickUp juga mempunyai user interface yang ramah sehingga dapat memudahkan karyawan dalam menggunakannya. Memiliki fitur drag-and-drop dan add-on yang dapat mengimpor data-data penting yang sebelumnya diakses melalui software lain dengan mudah ke project boards-nya ClickUp.

7. Dropbox

Sedikit berbeda dibandingkan digital tools lainnya, Dropbox merupakan platform yang mempunyai tujuan untuk mengatasi solusi berbagi file antar media. 

Untuk menggunakan Dropbox-pun pada dasarnya sudah cukup mudah karena dapat melalui web atau melalui apps yang dapat diunduh pada google apps atau app store, sehingga mengakses dokumen secara online bisa menggunakan perangkat apapun.

Cara kerja Dropbox biasanya digunakan ketika ingin berbagi sebuah data dokumen kepada rekan atau anggota tim suatu organisasi/perusahaan. Software ini dapat memudahkan Anda untuk mengirim data tersebut ke media lain tanpa menggunakan media Dropbox, cukup mengirim link URL-nya saja. 

Saat ini Dropbox menawarkan 175 jenis file yang dapat dimanfaatkan untuk mengakses dokumen-dokumennya, sehingga pada satu tim Anda tidak memerlukan software atau add-on lainnya untuk mengakses dokumen tersebut.

8. Fellow

Fellow dapat menjadi jawaban Anda jika membutuhkan sebuah tools digital untuk mencatat hasil dari setiap rapat tim yang dilaksanakan. Software ini dapat mempertahankan kerjasama tim terlebih jika setiap hasil keputusan meeting yang dilaksanakan memberikan dampak yang dirasakan oleh seluruh tim.

Selain dapat mempertahankan teamwork, fungsi yang dimiliki ini dapat membangun lingkungan yang kolaboratif dan produktif.  Ini dapat dilakukan melalui kemudahannya melacak tiap pencatatan hasil rapat serta memberikan feedback dari setiap anggota tim secara transparan. 

Dampaknya dapat membangun kebiasaan tim yang baik dalam aspek keterbukaan, kepercayaan dan kebersamaan.

9. Smartsheet

Smartsheet merupakan tools online yang memudahkan Anda dalam membuat planning, mengawasi, dan menyajikan tugas-tugas yang diberikan perusahaan Anda.

Aplikasi ini membantu Anda dalam membuat bagan atau spreadsheet dengan efektif dan ramah bagi pemula (user-friendly) untuk mengelola berbagi proyek tim. Hal itu dikarenakan pada Smartsheet sudah menyediakan ratusan template yang sudah dikategorikan menurut berbagai industri pekerjaan. 

Selain itu, Anda juga bisa membuat kanban board untuk memantau tugas, progres, dan menugaskan anggota-anggota tim Anda.

10. Asana

Asana adalah sebuah tools yang dapat membantu tim anda dalam memberikan feedback dan diskusi pada setiap tugas baik sedang atau ketika sudah selesai. Anda dapat menugaskan anggota tim melalui pilihan baik kanban boards atau list projects yang bisa dipilih sesuai progress tim yaitu fitur capaian, menentukan dependensi, dan menambahkan deadline tugas jika diperlukan

Asana juga memberikan dukungan fitur pada software-nya yang dapat membantu tim untuk berkomunikasi dengan nama fitur “conversation”. Disini seluruh anggota tim dapat berkomunikasi dalam setiap pembaruan atau kemajuan masing-masing tugas. 

Terakhir, Asana dapat diintegrasikan dengan software Slack yang dapat meningkatkan pengawasan dan menyelesaikan pekerjaan masing-masing anggota, sehingga dapat mengembangkan kolaborasi tim agar dapat berjalan lebih maksimal.

11. Airtable

Kelebihan yang dimiliki oleh platform Airtable ini adalah mengklasifikasi data dalam bentuk spreadsheet dan database. Fitur tersebut dirancang menggunakan interface yang ramah sehingga dapat digunakan dengan baik dan mudah pada semua ukuran bisnis tim Anda.

Airtable dapat menjadi salah satu software yang sangat cocok digunakan pada tim HR pada perusahaan Anda untuk membuat dan mengelola data-data mengenai karyawan, investaris. produk, pembagian tugas, dan perencanaan project tim Anda. Hal ini semakin dipermudah dengan berbagai tampilan yang dapat diubah sesuai keinginan tim seperti kanban board, list, grid, gallery, dan calendar.

Rekomendasi Tools untuk Rekrutmen

Selain Airtable yang mempunyai peran untuk membantu mengklasifikasikan dan mengelola data-data karyawan, ternyata terdapat salah satu tools yang direkomendasikan untuk membantu HR dalam mempermudah proses rekrutmen.

Dreamtalent adalah sebuah platform yang memberikan tes psikometri online untuk dapat membantu perusahaan menemukan kandidat yang cocok bagi perusahaan berdasarkan analisis dari kepribadian, gaya berpikir, dan gaya bekerja, 

Analisis dilakukan menggunakan teknologi psychometric dan people analytics sehingga mendapatkan data yang komprehensif juga mendalam. Hal ini dapat membantu perusahaan tepatnya HR agar dapat menemukan kandidat yang cocok sesuai dengan budaya perusahaan yang diimplementasikan pada kerjasama tim Anda.