Data Internal Perusahaan Bocor? Apa yang Harus Anda Lakukan?

Summary: Banyak langkah yang bisa dilakukan untuk mencegah dan memperkuat keamanan informasi atau data internal rahasia perusahaan Anda. Anda bisa mengatasinya dengan mencari tahu penyebab dan memperkuat sistem keamanan. Perlu kerja sama dari berbagai pihak supaya bisa mencegah masalah tersebut.

Expectations: Setelah membaca artikel ini, Anda diharapkan dapat mengetahui langkah-langkah yang perlu dilakukan ketika perusahaan Anda mengalami kebocoran data internal. Selain itu, diharapkan perusahaan agar bisa lebih berhati-hati lagi dalam menjaga informasi dan data internal rahasia perusahaan.

Kebocoran informasi dan pembobolan data internal adalah masalah yang kerap muncul bagi perusahaan-perusahaan dari berbagai sektor. Bahkan, perusahaan sekelas Microsoft juga pernah mengalami hal serupa.

Dilansir dari Mashable, tim peneliti AI Microsoft tak sengaja membocorkan 38 TB data rahasia perusahaan ke GitHub sebagai sumber terbuka. Alhasil, berbagai data internal seperti kata sandi layanan Microsoft, kunci rahasia, dan lebih dari 30.000 email internal di aplikasi Teams dari 350 karyawan tersebar.

Tentunya, hal tersebut bisa saja dialami oleh perusahaan manapun. Maka dari itu, penting bagi Anda untuk tahu bagaimana cara mencegah dan mengatasinya, jika terjadi kebocoran atau pembobolan informasi rahasia pada perusahaan Anda.

Siapa dan Apa Penyebab Terjadinya Kebocoran Data Internal Perusahaan?

90% perusahaan merasa data internal dan informasi rahasia perusahaan sangat rentan dibocorkan oleh orang dalam, seperti karyawan biasa dan pengguna IT yang memiliki hak istimewa.

Berdasarkan Crowd Research Partners (2018), 90% perusahaan merasa data internal dan informasi rahasia perusahaan sangat rentan dibocorkan oleh orang dalam.

“Orang dalam seperti apa yang bisa membahayakan risiko keamanan terbesar bagi perusahaan?”

Survei ini menunjukkan bahwa karyawan biasa (56%) dan pengguna IT yang memiliki hak istimewa (55%) menimbulkan risiko keamanan orang dalam terbesar bagi perusahaan.

“Apa penyebab terjadinya kebocoran data internal perusahaan?”

Terlalu banyak pengguna dengan hak akses yang berlebihan
Meningkatnya jumlah perangkat dengan akses ke data sensitif
Meningkatnya kompleksitas teknologi informasi
Phising
Kata sandi yang lemah
Device yang tidak terkunci atau tidak memiliki sistem keamanan yang kuat
Praktik berbagi kata sandi yang buruk
Jaringan WiFi yang tidak aman
Peningkatan jumlah data sensitif
Kurangnya pelatihan/kesadaran karyawan akan menjaga data internal perusahaan

Apa Saja Informasi Yang Bocor?

Confidential informatipn merupakan informasi rahasia perusahaan yang paling rentan untuk bocor atau tersebar.

Menurut Crowd Research Partners, confidential information (56%) paling rentan mengalami kebocoran informasi oleh orang dalam. Sisanya disusul oleh informasi akun (52%), informasi diri (49%), intellectual property (32%), data karyawan (31%), dan data operasional dan infrastruktur (27%).

Jenis kebocoran yang berbeda memiliki dampak yang berbeda pada merek atau perusahaan Anda, meskipun sebagian besar berdampak negatif. Berikut ini penjelasannya.

1. Informasi pribadi

Kebocoran ini sering kali menyangkut data pelanggan, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan informasi kartu kredit. Selain itu, kebocoran ini juga dapat mencakup informasi tentang karyawan.

Kebocoran informasi pribadi berbahaya bagi bisnis karena dapat merusak reputasi brand, membuat pelanggan kehilangan kepercayaan, dan berdampak negatif pada penjualan.

2. Confidential Information

Kebocoran confidential information atau informasi rahasia adalah penyebaran informasi sensitif yang tidak dimaksudkan untuk konsumsi publik. Informasi ini dapat mencakup rahasia dagang, data keuangan, rencana penelitian dan pengembangan, strategi pemasaran, dan jenis informasi hak milik lainnya yang dianggap berharga oleh perusahaan dan biasanya dilindungi oleh hukum.

Kebocoran informasi rahasia dapat menyebabkan kerugian yang cukup besar terhadap brand, seperti kerusakan reputasi, kehilangan pelanggan, denda hukum dan peraturan, kehilangan pendapatan, dan kesulitan mencari mitra baru, dan lain-lain.

3. Kekayaan intelektual

Kebocoran ini mengacu pada penyebaran informasi dan konten yang tidak sah yang terkait dengan kekayaan intelektual perusahaan, seperti paten, merek dagang, hak cipta, rahasia dagang, dan informasi hak milik lainnya yang memberikan keunggulan kompetitif bagi bisnis.

Salah satu konten sensitif yang sering diabaikan adalah aset digital merek. Memang, tidak banyak merek yang menyadari bahwa visual produk mereka memiliki nilai strategis, dan kebocoran sebelum peluncuran resmi dapat menimbulkan konsekuensi yang sangat buruk bagi merek.

Secara keseluruhan, kebocoran kekayaan intelektual dapat menyebabkan kerugian yang signifikan terhadap merek, seperti pemberitaan yang buruk, kampanye pemasaran yang mahal menjadi rusak, masalah hukum dan kontrak, penurunan penjualan, dan pemalsuan.

“Pembobolan data internal dan bocornya informasi rahasia perusahaan memiliki dampak yang besar bagi citra perusahaan, penjualan, dan kepercayaan mitra dan pelanggan setia.”

Apa Yang Harus Perusahaan Lakukan?

Apa saja yang perusahaan harus lakukan jika terjadi kebocoran data internal atau rahasia perusahaan?

Jika pelanggaran informasi rahasia terjadi pada Anda, berikut adalah langkah-langkah yang bisa Anda lakukan untuk mengatasi dan mencegah kebocoran data internal:

1. Laporkan kebocoran tersebut

JIka terjadi kebocoran data, entah itu informasi dari pihak perusahaan atau klien, Anda mungkin akan mencoba untuk mengatasi kerusakan dan berpura-pura bahwa hal itu tidak pernah terjadi.

Justru, seharusnya Anda mencoba untuk lebih transparan dan memberi tahu semua pihak terkait tentang kebocoran sesegera mungkin setelah melakukan investigasi. Menyembunyikannya tidak akan ada gunanya bagi siapa pun karena dapat memperpanjang proses penanganan dan menyebabkan sebuah kejadian yang lebih besar lagi.

Setelah pelanggaran sistem keamanan Equifax pada tahun 2017, mereka menunggu hampir satu setengah bulan sebelum mengumumkan berita tersebut kepada publik. Hal ini mengakibatkan banyak pelanggan yang marah karena seharusnya mereka dapat mengambil tindakan lebih cepat dan mengurangi risiko mereka menjadi korban pencurian identitas. Tentunya, hal tersebut berdampak negatif pada reputasi yang telah dibangun dengan susah payah oleh Equifax.

2. Menyelidiki penyebab kebocoran informasi

Sulit untuk mencegah kebocoran terjadi lagi jika Anda tidak tahu bagaimana hal itu terjadi sejak awal. Meskipun tidak mudah untuk mengidentifikasi penyebab kebocoran informasi, tapi cobalah untuk menemukan titik lemah dari sistem keamanan yang membuat informasi Anda kurang aman. Anda bisa melibatkan lebih banyak karyawan senior untuk mempercepat waktu penyelidikan.

3. Segera atasi masalah sesuai dengan penyebab

Jika perusahaan Anda berhasil menemukan penyebab terjadinya kebocoran informasi dan data internal rahasia perusahaan, Anda bisa mengatasinya sesuai dengan penyebab yang Anda alami.

Phising

Cara yang baik untuk memerangi phising adalah dengan menerapkan budaya keamanan di perusahaan Anda dan memberikan pelatihan yang tepat. Karyawan harus dibuat sadar akan bahaya phising dan cara mengatasinya. Cara yang baik untuk mengetahui upaya phising adalah dengan memverifikasi sumbernya sebelum merespons atau memberikan informasi. Selain itu, jangan membuka file apa pun yang terlihat mencurigakan.

File sharing tools yang tidak aman

File rahasia perusahaan Anda hanya seaman alat berbagi file yang Anda gunakan. Layanan email dan cloud sharing yang umum digunakan memang nyaman, tetapi tidak menawarkan enkripsi yang Anda perlukan untuk berbagi file dengan aman. Jadi, Anda harus lebih memperhatikan lagi tools kerja yang perusahaan Anda sering gunakan.

Teknologi yang sudah ketinggalan zaman

Menggunakan teknologi terbaru akan langsung membantu Anda meningkatkan keamanan Anda. Teknologi yang sudah ketinggalan zaman lebih mudah diretas karena sering kali tidak memiliki pembaruan keamanan dan fitur-fitur yang Anda perlukan untuk melindungi diri Anda dari serangan cyber modern. Sebagai contoh, jika beberapa bisnis Anda menggunakan Windows pada komputer perusahaan, segera update secara berkala. Hal ini membuat komputer dan informasi sensitif mereka menjadi rentan.

Informasi Dibagikan ke Penerima yang Salah

Sebelum Anda mengirim suatu informasi, biasakanlah untuk selalu mengecek ulang dokumen apa yang Anda kirim dan kepada siapa Anda mengirim dokumen tersebut. Apalagi jika informasi tersebut bersifat rahasia. Hal ini termasuk memeriksa penerima utama dan mereka yang ada di-Cc dan Bcc pada email Anda. Satu kesalahan kecil dan ceroboh, pesan Anda akan terkirim ke kotak masuk yang salah.

Perkuat kata sandi yang lemah

Sebaiknya gunakan kombinasi huruf kecil dan huruf besar, angka, dan simbol pada kata sandi Anda. Hal ini bertujuan supaya password Anda lebih sulit ditebak atau diperoleh dari serangan brute force.

Pencurian informasi atau penyebaran informasi secara tidak sengaja oleh karyawan

Sayangnya, tidak ada cara untuk menjamin bahwa karyawan Anda tidak membawa kabur atau secara tidak sengaja memberikan informasi rahasia perusahaan Anda. Namun, solusinya bukan membatasi akses karyawan Anda ke informasi perusahaan!

Fokuslah pada pelatihan karyawan dan berikan mereka keterampilan dan kepercayaan diri yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan keamanan. Hal ini lebih efektif dalam mencegah pelanggaran kerahasiaan di tempat kerja.

Selain itu, Anda juga bisa membuat NDA (Non-Disclosure Agreement) yang merupakan sebuah surat perjanjian kerahasian informasi bagi karyawan Anda. Isinya harus menjelaskan pada karyawan Anda informasi apa saja yang bersifat rahasia dan konsekuensi jika mencuri atau membocorkannya.

4. Mengakui kesalahan

Pastinya, insiden tersebut akan berdampak pada hubungan Anda dengan klien dan pelanggan, dan mungkin akan merusak hubungan tersebut. Namun, tidak ada salahnya untuk mencoba memperbaikinya dengan mengakui kesalahan yang perusahaan Anda lakukan.

Bertanggung jawab atas kerusakan dan mengeluarkan permintaan maaf kepada semua orang yang terpengaruh oleh kebocoran tersebut adalah awal yang baik untuk memulai. Mungkin sulit untuk mengakui kesalahan Anda, tetapi Anda akan mendapatkan rasa hormat karena melakukannya.

Pada langkah ini, penting juga untuk mengklarifikasi langkah-langkah pencegahan yang akan Anda ambil untuk memberikan ketenangan pikiran kepada mereka yang terkena dampak.

Kenali Calon Karyawan Anda

Selain untuk mencegah hal yang tidak diinginkan, setiap perusahaan perlu mengenali calon karyawan supaya tahu bagaimana kepribadian dan gaya kerja, apakah cocok dengan budaya perusahaan.

Hal tersebut bisa terwujud dengan melaksanakan proses rekrutmen yang tepat dan efektif. Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan mengadakan tes psikometri di Dreamtalent bagi calon kandidat Anda. Melalui tes psikometri tersebut, Anda tidak hanya akan mengetahui motivasi sang kandidat saja, tetapi Anda juga dapat memahami minat serta kepribadian dari calon karyawan Anda.