Summary: Adanya performance gap atau kesenjangan kinerja pada tim Anda akan berpengaruh pada perkembangan perusahaan seperti menurunnya produktivitas dan kinerja. Maka dari itu, sebagai HR Anda harus mengetahui cara mengatasinya.

Expectations: Setelah membaca artikel ini, Anda akan paham mengenai definisi performance gap atau kesenjangan kinerja, serta apa penyebab dan cara mengatasinya.

Keberhasilan perusahaan dapat dilihat dari seberapa baik karyawan dalam menjalankan tugas mereka dan mengemban tanggung jawab yang semakin besar. Kesenjangan dalam kinerja karyawan menghalangi pertumbuhan perusahaan Anda untuk mencapai performa terbaik.

“Apa itu performance gap?”

Kesenjangan kinerja (performance gap) adalah perbedaan kinerja antara individu, tim atau perusahaan saat ini dengan kinerja yang diinginkan. Performance gap menyebabkan karyawan memiliki kinerja yang buruk, yang kemudian berdampak pada hasil atau target dari perusahaan itu sendiri..

Hal yang membuat performance gap menjadi sebuah tantangan adalah karena kesenjangan tersebut dapat muncul di banyak aspek sumber daya manusia dan mungkin tidak langsung terlihat.

“Apa contoh performance gap?”

Ketika seorang karyawan baru dilatih untuk melakukan tugas-tugasnya oleh seorang karyawan senior, karyawan tersebut mungkin akan meniru semua "kebiasaan buruk" dari rekan-rekan mereka dan tidak pernah mempelajari cara yang benar untuk melakukan pekerjaan tersebut. Hal ini menyebabkan karyawan tidak sesuai dengan ekspektasi, termasuk performance goals. 

Jadi, sangat penting untuk dipahami bahwa apapun penyebab performance gap, hal ini memiliki dampak negatif terhadap keuntungan perusahaan sehingga harus diatasi sesegera mungkin.

4 Penyebab Terjadinya Performance Gap

Sangat penting bagi Anda beserta tim untuk mencari tahu apa saja hal yang menyebabkan performance gap sehingga bisa segera memperbaikinya. Berikut ini beberapa hal yang dapat menyebabkan terjadinya performance gap, yaitu;

1. Proses perekrutan yang tidak tepat

Proses rekrutmen merupakan hal yang sangat krusial dalam dunia kerja. Jika proses tersebut tidak dilakukan dengan benar, maka bisa saja perusahaan merekrut orang yang tidak sesuai dengan skill dan kompetensi yang dicari untuk suatu posisi.

2. Adanya pertambahan atau perubahan tugas

Tugas tambahan atau kerja tidak sesuai job description sering kali ditemukan dalam dunia kerja. Hal tersebut cukup membuat karyawan bingung dan stres karena harus menolak atau menerima tugas tersebut.

3. Kondisi fisik atau emosional di tempat kerja

Lingkungan kerja yang toxic juga akan berpengaruh pada kinerja karyawan karena tidak puas dengan pekerjaan mereka serta memiliki semangat dan motivasi kerja yang rendah. Menurut survei yang dilakukan oleh American Psychological Association (APA), 25% karyawan melaporkan bahwa mereka merasa tidak dihargai, dan 50% mengatakan bahwa mereka tidak puas dengan pekerjaan mereka. Survei ini juga mengungkapkan bahwa 41% karyawan mengalami efek kesehatan yang buruk karena stres di tempat kerja, yang menyebabkan kelelahan dan masalah psikologis lainnya.

4. Masalah kepemimpinan dan manajemen yang tidak efektif

Jika karyawan tidak memiliki panduan dan arahan yang jelas atau jika manajemen tidak konsisten dengan permintaan, mereka dapat dengan mudah menjadi bingung, frustrasi, dan berhenti mengerjakan tanggung jawabnya. Tentunya, hal ini akan menurunkan kinerja individu dan tim.

7 Cara Mengatasi Performance Gap

Untuk mengidentifikasi kesenjangan kinerja (performance gap) dengan tepat, Anda dapat melibatkan pihak ketiga, tergantung pada ketersediaan sumber daya dan kemampuan untuk menilai perusahaan Anda.

Sebaiknya gunakan beberapa sumber data seperti KPI, penilaian karyawan, dan penilaian kepemimpinan, yang kemudian dapat Anda gunakan untuk memvalidasi hasil.

Namun, Anda juga bisa mencoba melakukan 7 cara berikut ini untuk mengatasi performance gap di perusahaan Anda.

1. Mengidentifikasi penyebabnya

Hal ini dapat berupa penyebab-penyebab di atas atau penyebab lain yang spesifik untuk perusahaan Anda. Jangan lupa untuk mengecek hasil performa kerja karyawan selama dua tahun sebelumnya. Carilah pola atau penurunan persentase kinerja. Hal ini mungkin berasal dari satu departemen, manajer, atau sumber lain. Lakukan pulse survey untuk memeriksa posisi perusahaan saat ini sebagai bagian dari tinjauan ini.

Jika Anda menemukan karyawan yang kinerjanya menurun di suatu divisi tertentu, Anda bisa mengadakan diskusi kelompok atau wawancara dengan karyawan untuk menggali lebih jauh mengapa hal itu terjadi.

2. Menganalisa performance gap  dan skill gap

Performance gap membahas mengenai siklus naik turunnya kinerja karyawan. Hal ini mengacu pada metrik kinerja pada tingkat tim atau individu. Analisis skill gap berfokus pada penilaian keterampilan yang tersedia dalam tenaga kerja saat ini serta keterampilan yang dibutuhkan di masa depan. Jadi, pekerjaan atau posisi tertentu dapat diubah atau diorganisir kembali sesuai kebutuhan. Melakukan analisis ini akan membantu menentukan tindakan yang Anda perlukan untuk menutup gap tersebut.

Misalnya, jika kinerja tim tertentu menurun karena manajemen yang buruk, Anda mungkin perlu melatih atau membina manajer. Namun, jika Anda menemukan bahwa anggota tim tidak memiliki tingkat keterampilan yang memadai untuk melakukan pekerjaan mereka, Anda mungkin memutuskan untuk menerapkan program pelatihan yang ditargetkan untuk meningkatkan keterampilan mereka.

3. Menentukan ekspektasi kinerja karyawan

Mintalah karyawan baru Anda untuk menetapkan sendiri beberapa target kerja dan buatlah beberapa target lain untuk mereka sesuai dengan levelnya. Hal ini akan membantu karyawan Anda tahu apa yang Anda harapkan dari mereka. Berikan feedback konstruktif yang sering kepada karyawan. Tetapkan tujuan yang spesifik, atasi kendala, dan pantau perkembangannya. Lakukan tinjauan kinerja setidaknya setiap satu tahun sekali.

Dengan menyampaikan ekspektasi Anda secara terus terang, Anda dapat memastikan bahwa karyawan Anda tidak hanya mengetahui apa yang harus mereka capai, namun juga bagaimana cara mencapainya.

4. Mengadakan program pelatihan

Setelah Anda mencari tahu keterampilan dan kompetensi apa saja yang tidak dimiliki oleh karyawan Anda, Anda bisa menyusun rencana pelatihan untuk menutup kesenjangan ini. Menerapkan pelatihan kinerja juga akan membantu karyawan Anda bekerja lebih baik dan belajar di tempat kerja.

Tetapkan tujuan pembelajaran untuk karyawan baru, namun buatlah sebuah strategi tentang apa yang karyawan Anda pelajari dan berikan feedback tentang apa yang dianggap kurang. Jangan lupa untuk menentukan target dan jadwal pelatihan supaya Anda dapat melihat perkembangannya.

5. Meningkatkan employee engagement

Karyawan yang terlibat dengan tugas-tugas kerja yang berkualitas dan lingkungan yang positif cenderung menghasilkan lebih banyak daripada yang lain. Hal ini akan membantu Anda dalam meningkatkan kinerja karyawan serta mengurangi performance gap  di perusahaan Anda.

6. Mengadakan program reward dan recognition

Menurut sebuah studi, 37% karyawan menganggap pengakuan (recognition) sebagai hal yang paling penting dalam meningkatkan produktivitas. Dengan memberikan pengakuan dan penghargaan atas kontribusi kerja seluruh karyawan Anda, Anda menciptakan tempat kerja yang positif di mana orang-orang merasa dihargai atas upaya dan kerja keras mereka.

Ajak karyawan Anda untuk mengakui pencapaian satu sama lain. Anda dapat melakukan ini dengan menerapkan program pengakuan rekan kerja.

7. Mempersiapkan the next leader

Untuk mempertahankan tim yang kuat, Anda memerlukan karyawan yang berbakat untuk memimpin. Kenali karyawan yang memiliki potensi untuk mengambil peran manajemen dan kepemimpinan di masa depan. Kemudian, bekerja sama dengan mereka untuk membuat rencana pelatihan kepemimpinan yang disesuaikan untuk mempersiapkan mereka untuk naik jabatan. Dengan begitu, Anda dapat menyiapkan calon pemimpin yang berkualitas.

Temukan Kandidat Yang Tepat!

Setelah Anda mengidentifikasi penyebab, menyusun rencana, dan mencari tahu segala kebutuhan perusahaan, Anda juga harus menemukan kandidat yang sesuai dengan kualifikasi dan kebutuhan perusahaan. Hal yang perlu Anda perhatikan selain kemampuan adalah budaya kerja, minat, dan juga kepribadian dari setiap calon karyawan yang harus sesuai dengan budaya kerja perusahaan Anda.

Untuk mengetahui hal tersebut, Anda bisa menyediakan tes psikometri di Dreamtalent sehingga Anda dapat memahami kepribadian dan juga kemampuan dari calon kandidat apakah sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau belum.