HR FAQs: Surat Peringatan Karyawan (SP)

Summary: Dengan memahami aturan Surat Peringatan (SP), HR dapat menciptakan budaya kerja yang disiplin dan tertib serta menunjukan bahwa perusahaan memiliki sikap yang tegas terhadap pelanggaran sekecil apapun.

Expectations: Setelah membaca artikel ini, Anda akan memahami tentang aturan dari Surat Peringatan (SP) yang sesuai dengan ketentuan Undang-Undang sehingga Anda akan mengetahui apa yang harus dilakukan jika ada karyawan yang melakukan pelanggaran kerja.

Memberikan teguran atau peringatan kepada karyawan yang melakukan beberapa kesalahan atau pelanggaran kerja sangatlah penting supaya tidak terjadi lagi kesalahan yang sama sehingga tidak menghambat pekerjaan dan merugikan kedua belah pihak.

Namun, jika teguran secara lisan sudah tidak mempan lagi, maka perusahaan bisa mengeluarkan Surat Peringatan (SP) kepada karyawan. Berikut ini penjelasan seputar Surat Peringatan (SP) yang HR wajib ketahui.

Apa itu Surat Peringatan (SP)?

Pengertian Surat Peringatan (SP) bagi Karyawan Perusahaan.

Surat Peringatan (SP) merupakan surat teguran secara formal yang dibuat oleh pihak berwenang kepada seorang karyawan yang telah melanggar suatu kebijakan perusahaan, perjanjian kerja, atau hal-hal yang telah disepakati bersama.

Pelanggaran tersebut bisa berupa hal-hal yang ringan sampai yang berat. Contohnya itu jika seorang karyawan yang tidak masuk kerja tanpa izin atau tanpa memberikan keterangan yang jelas, terlambat datang kerja, kinerja yang kurang maksimal, tidak mencapai target yang sudah disepakati, melanggar SOP kerja dan lainnya.

Surat Peringatan keluar ketika atasan atau manajer sudah memberikan teguran secara lisan, namun masih belum ada perubahan atau sang karyawan masih melakukan kesalahan yang sama.

Dengan memberikan Surat Peringatan (SP) tersebut, diharapkan karyawan dapat menggunakan kesempatan yang diberikan untuk memperbaiki dan tidak mengulang kesalahannya.

Siapa Yang Berhak Mengeluarkan Surat Peringatan (SP)?

HR atau atasan berhak mengeluarkan Surat Peringatan (SP) abgi karyawan.

Atas persetujuan pemimpin perusahaan, HR atau atasan sang karyawan dapat mengeluarkan Surat Peringatan (SP) bagi karyawan yang melakukan pelanggaran kerja. Tentunya hal tersebut menyesuaikan dengan aturan perusahaan dan perjanjian kerja yang telah diatur oleh perusahaan itu sendiri. Jadi, setiap perusahaan memiliki aturan yang berbeda tentang pihak mana yang memiliki hak untuk mengeluarkan Surat Peringatan (SP).

Berapa Lama Masa Berlaku SP?

Masa berlaku Surat Peringatan (SP) bagi karyawan yang melanggar paking lama 6 bulan. Tergantung kebijakan dari masing-masing perusahaan.

Berdasarkan Pasal 52 ayat 1 Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021, baik SP 1, SP 2, dan SP 3, semua surat peringatan memiliki masa berlaku yang sama, yaitu selama 6 bulan, kecuali jika perusahaan dan karyawan memiliki ketetapan yang berbeda pada perjanjian kerja yang telah disepakati.

Jika karyawan mendapatkan SP 1 dan dalam kurun waktu 6 bulan sejak diberikannya SP 1 karyawan kembali melanggar, maka karyawan akan mendapatkan SP 2.

Hal ini juga berlaku pada SP 2 dan SP3. Namun, untuk SP 3, jika dalam jangka waktu 6 bulan karyawan masih melakukan pelanggaran, maka perusahaan dapat memutus hubungan kerja (PHK).

Apa Bedanya SP 1, SP 2, dan SP 3?

Apa itu SP 1 2 3?

Menurut UU Ketenagakerjaan No. 11 Tahun 2020, terdapat 3 jenis Surat Peringatan (SP) bagi karyawan, yaitu:

1. Surat Peringatan Pertama (SP 1)

SP 1 diberikan kepada karyawan yang melanggar aturan perusahaan atau perjanjian kerja. SP 1 ini masih tergolong teguran ringan.

Misalnya, dalam perjanjian kerja dijelaskan bahwa setiap karyawan memiliki jatah terlambat dengan total 1 jam dalam setahun. Namun, ada satu karyawan yang sering terlambat hingga 15 menit per hari selama 4 hari berturut-turut.

Maka, karyawan tersebut akan mendapat SP 1 karena sudah mencapai jatah terlambatnya, yaitu selama 60 menit atau sejam. Pada SP 1 ini, karyawan hanya akan diingatkan saja dan mendapatkan peringatan jika masih melakukan hal yang sama di kemudian hari maka karyawan tersebut akan mendapatkan SP 2.

2. Surat Peringatan Kedua (SP 2)

Jika sang karyawan masih melakukan pelanggaran kerja yang sama setelah mendapatkan SP 1, maka perusahaan dapat memberikan SP 2 kepada karyawan tersebut. Pada tahap SP 2 ini, perusahaan tidak hanya memberikan teguran saja, tetapi boleh memberikan sanksi yang terdapat pada perjanjian kerja, Peraturan Perusahaan (PP), Perjanjian Kerja Bersama (PKB). Misalnya, sanksi dapat berupa pemotongan gaji atau mengurangi penggunaan akses fasilitas kantor kepada karyawan.

Kembali pada kasus sebelumnya, jika karyawan tersebut masih sering terlambat dalam kurun waktu 6 bulan sejak mendapatkan SP 1, maka karyawan tersebut akan mendapat SP 2 dan akan mendapatkan sanksi. Pada kasus ini, biasanya karyawan yang datang terlambat akan dipotong gajinya. Namun, hal tersebut kembali lagi pada kebijakan perusahaan masing-masing.

3. Surat Peringatan Ketiga (SP 3)

Jika karyawan Anda masih melanggar kebijakan atau pelanggaran kerja, meskipun telah mendapatkan SP 1 dan SP 2, maka perusahaan berhak mengeluarkan SP 3 kepada karyawan.

Sama seperti SP 1 dan SP 2, jika selama waktu 6 bulan sejak diberikan SP 2 beserta sanksi, tetapi karyawan masih sering terlambat datang bekerja. Maka perusahaan boleh memberikan SP 3 kepada karyawan tersebut.

“Apakah perusahan boleh langsung memberikan SP 3?”

Tidak boleh, perusahaan harus memberikan Surat Peringatan (SP) kepada karyawan secara bertahap mulai dari SP 1, SP 2, lalu SP 3. Perusahaan tidak boleh langsung memberikan SP 3 kepada karyawan tanpa adanya SP 1 dan SP 2 sebelumnya.

Namun, pada Pasal 52 ayat 1 Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021 juga menjelaskan bahwa jika dalam perjanjian kerja, Peraturan Perusahaan (PP), dan Perjanjian Kerja Bersama (PKB) terdapat peraturan yang menjelaskan bahwa adanya pelanggaran tertentu yang menyebabkan karyawan langsung mendapat SP 3, maka hal itu diperbolehkan.

“Semua pelanggaran kerja beserta denda dan sanksinya harus tercantum dengan jelas dan detail dalam perjanjian kerja yang telah disepakati bersama.”

“Apakah SP 3 Sama Dengan PHK?”

Sebuah perusahaan tidak boleh langsung melakukan PHK terhadap karyawan dan harus memberikan ketiga SP tersebut secara berurutan terlebih dahulu kepada karyawan yang bersangkutan.

Jika selama kurun waktu 6 sejak diberikan SP 3, tetapi karyawan tetap melanggar, maka itu berarti perusahaan dapat melakukan pemberhentian kerja (PHK) secara sepihak. Jadi, ya, SP 3 sama dengan PHK.

Jika Karyawan Menolak, Apa Yang Harus HR Lakukan?

Jika karyawan menolak menandatangani Surat Peringatan (SP), perusahaan berhak untuk melakukan PHK.

Jika karyawan Anda tidak bersedia menandatangani Surat Peringatan (SP) dan perusahaan dirugikan oleh tindakan sang karyawan, maka perusahaan boleh untuk melakukan PHK dengan memberikan hak uang pesangon.

Pentingnya Memahami Kepribadian Calon Karyawan Anda

Perusahaan dapat mengadakan tes psikometri untuk melaksanakan rekrutmen yang efektif dalam menyeleksi calon kandidat.

Hal yang perlu Anda ingat adalah pemberian surat peringatan (SP) harus berdasarkan perjanjian kerja yang sudah disepakati sebelumnya. Selain itu, sanksi dan denda juga harus tercantum pada perjanjian supaya bisa ditindaklanjuti jika terjadinya pelanggaran di kemudian hari.

Jika Anda tidak dapat memberikan teguran atau peringatan secara adil dan tepat, maka hal tersebut akan berpengaruh dengan citra perusahaan dan pandangan calon karyawan Anda.

Namun, Anda selaku HR dapat melakukan antisipasi dengan melakukan proses rekrutmen yang tepat dan efektif untuk menyeleksi calon karyawan yang sesuai dengan budaya kerja dan kebutuhan perusahaan.

Anda bisa mengadakan tes psikometri di Dreamtalent untuk melakukan proses rekrutmen tersebut. Tes psikometri akan membantu Anda untuk dapat memahami kepribadian, minat, dan gaya kerja dari calon kandidat Anda.