Summary. Karyawan yang tidak dikelola dengan baik akan menciptakan budaya perusahaan yang buruk. Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki HR dan pemahamannya yang mendalam dan detail. Kemampuan seorang praktisi HR terbagi menjadi dua, yakni generalist dan specialist, dimana keduanya memainkan peran besar untuk menjalankan pekerjaan HR. Di sisi lain, fokus pekerjaan HR cukup luas sehingga peranannya terbagi menjadi 9 divisi turunan yang fungsi, peranan, dan tugasnya berjalan lebih spesifik untuk menciptakan pengelolaan karyawan dan lingkungan yang ideal.

Expectations. Setelah membaca artikel ini, Anda dapat mengetahui segala divisi yang mempunyai peran penting dalam departemen HR agar dapat mengelola karyawan perusahaan dengan baik dan tepat.

Karyawan yang tidak diperhatikan dengan baik oleh perusahaan akan memberikan dampak yang cukup buruk. Mereka akan menjadi acuh terhadap setiap keputusan yang diambil manajemen, menyebarkan aura yang negatif kepada lingkungan kerjanya, performa kinerja menurun, menjadi karyawan yang toxic, dan menciptakan budaya kerja yang buruk. 

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, perusahaan harus memiliki sebuah departemen khusus yang dapat mengelola karyawan dengan baik. Maka dibentuklah departemen SDM (sumber daya manusia) atau pada perusahaan saat ini lebih dikenal dengan departemen HR. Fungsi dan peran HR cukup krusial, seperti yang dibahas diatas, karena tanggung jawabnya mempunyai pengaruh terhadap kinerja dan lingkungan tempat kerjanya.

Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk dapat memahami dan mengetahui fungsi, peran, serta tugas dari divisi-divisi yang dinaungi oleh HR. Selain itu juga mengetahui kapabilitas dan kualifikasi untuk mengisi posisi divisi tersebut.

HR Generalist vs Specialist

Secara umum, keterampilan dan kemampuan seorang praktisi HR terbagi menjadi dua untuk mengerjakan tugas-tugasnya. Tingkatan kesulitan tugas tersebut juga mempengaruhi apakah orang tersebut harus memiliki kapabilitas untuk mempunyai pemahaman ilmu HR secara umum atau terfokus pada satu divisi tertentu yang mendalam.

Oleh karena itu dalam dunia pengelolaan SDM dikenal dua jenis praktisi, yakni HR generalist dan HR specialist.

HR Generalist

Biasanya sifat yang dimiliki oleh seorang HR generalist adalah mempunyai pengetahuan dasar HR yang luas. Memiliki keterampilan dan kemampuan yang cocok digunakan pada berbagai macam posisi di HR. 

Oleh karena itu, tanggung jawabnya dalam perusahaan bisa sangat bervariasi mulai dari mengurus proses perekrutan kandidat, mengelola gaji karyawan, tugas administrasi, dan lainnya. 

HR Specialist

Berbeda dengan generalist, specialist sudah mempunyai fokus untuk melakukan tugas-tugas yang lebih spesifik dalam divisi HR. Karena fokus pekerjaannya yang sudah spesifik, pengetahuannya sangat dalam pada posisinya tersebut. 

Contohnya saja sebagai seorang recruiter, ia pastinya akan memiliki keahlian yang berfokus pada proses perekrutan seperti mass hiring, analisis kandidat, negosiasi gaji, dan memahami peraturan pemerintah serta SOP perusahaan yang berkaitan dengan penerimaan karyawan baru. 

Seorang HR specialist dapat dipercaya mengelola masalah yang lebih kompleks dengan lebih baik.

Divisi-divisi Penting dalam HR

HR Admin

Posisi ini memiliki nama yang cukup beragam tergantung perusahaannya, seperti HR welfare, HR assistant, atau staff HR umum. Walaupun memiliki nama jabatan yang beragam, posisi ini secara penuh memiliki tanggung jawab sama yaitu fokus dalam mengurus urusan administrasi khususnya pencatatan divisi HR. 

Adapun posisi ini merupakan salah satu divisi HR yang tidak mengharuskan pekerjanya mempunyai kualifikasi lulusan jurusan psikologi. Hal itu menyebabkan posisi ini menjadi favorit para fresh graduates atau kandidat yang shifting career ke divisi HR.

Beberapa tugas penting yang dilakukan HR admin antara lain:

1. Mengelola data karyawan

2. Mendokumentasikan dokumen penting karyawan

3. Mendokumentasikan kompensasi dan keluhan

4. Mengurus perizinan karyawan (cuti, izin sakit, perjalanan bisnis, lainnya)

5. Membuat SK karyawan

6. Penggantian biaya atau reimbursement

7. Mengurus berbagai macam surat penting HR

HR Business Partner

Peran HR business partner sedikit berbeda dibandingkan posisi HR lainnya karena selain berkaitan dengan SDM, business partner berperan aktif dalam merancang strategi bisnis perusahaan. Oleh karena itu kompetensi yang dibutuhkan tidak saja kompetensi HR pada umumnya, melainkan mempunyai pemahaman komprehensif terkait strategi dan pengelolaan bisnis.

Operasional HRBP berjalan beriringan dengan manajemen perusahaan. Mereka membantu memberikan saran dan pertimbangan ketika manajemen hendak mengambil keputusan. Maka terkadang mereka juga disebut sebagai mitra dan konsultan bisnis perusahaan.

Payroll

Tugas seorang staff payroll adalah mengurus sistem pembayaran (penggajian) karyawan di perusahaannya. Jika dapat diperinci lebih dalam, tugasnya adalah menghitung gaji yang sudah disesuaikan dengan tunjangan, pajak penghasilan, potongan, dan lainnya yang berhubungan dengan keuangan HR.

Dengan pekerjaannya yang berhubungan dengan keuangan, maka sebagai staff payroll harus memiliki kemampuan dan keterampilan dalam mengelola keuangan serta memahami hak-hak ketenagakerjaan. 

Peran lainnya yang harus dilakukan oleh seorang HR payroll antara lain membuat slip gaji dan membuat report rutin, mengelola data absen atau kehadiran karyawan, mengelola data baik karyawan lama maupun karyawan baru, dan membuat formulir pajak karyawan atau pph 21.

Compensation & Benefit Specialist

Hampir mirip dengan fungsi dan tugas dari payroll yang mengurus perputaran keuangan. HR compensation & benefit specialist memiliki peran dalam memberikan reward kepada karyawan sesuai dengan performa maupun perannya kepada perusahaan. Seperti hasil kinerja diatas KPI yang diberikan, maupun karyawan yang royal.

Tugas ini penting karena dapat memberikan manfaat kepada dua pihak baik kepada karyawan maupun perusahaannya itu sendiri. Untuk kompetensi yang dibutuhkan pada posisi ini antara lain memiliki pengetahuan terkait kebijakan dan peraturan mengenai pengupahan pekerja di Indonesia. Selain itu, mereka juga perlu untuk memahami jenis benefit dan reward yang disukai melalui riset yang dilakukan kepada karyawannya.

Bentuk reward biasanya diberikan dalam bentuk tunai dan non-tunai. Non-tunai biasanya diberikan dalam bentuk asuransi baik kesehatan maupun pendidikan, bonus tambahan cuti, program vacation gratis, dan fasilitas ekstra seperti voucher kopi atau makan siang. Reward inilah yang bermanfaat untuk meningkatkan engagement karyawan juga menahan mereka agar tidak resign dan pindah ke perusahaan lain.

People Training & Development

Tugas utama dari bagian ini adalah mengembangkan sumber daya manusia (SDM) di dalam tubuh organisasi atau perusahaan. Prosesnya dapat dilakukan melalui metode pelatihan dan bimbingan yang terarah. Tujuannya adalah agar dapat meningkatkan kapabilitas dan produktivitas yang dapat meningkatkan daya saing perusahaan.

Divisi ini dapat dikatakan menjadi salah satu the face of company profile karena banyak calon karyawan terlebih fresh graduate yang melihat kemampuan divisi ini sebelum bergabung. Hal ini dikarenakan bagi mereka, pengembangan kemampuan dan karir juga merupakan kebutuhan pribadi dalam bekerja maupun hidupnya.

Selain memiliki kemampuan untuk dapat membentuk kurikulum pengembangan diri yang baik, seorang people training & development juga harus mampu untuk mengidentifikasi karyawan yang potensial. Hal ini bertujuan untuk dapat mempromosikan ke jenjang lebih tinggi. 

Beberapa bentuk pelatihan yang dapat diimplementasikan pada perusahaan antara lain pengembangan sikap leadership, bimbingan dan konseling karir, pelatihan basic employees skill, mentorship program, dan pelatihan skill dan kompetensi spesialis.

General Affairs

Posisi general affairs di HR biasanya merupakan pilihan optional. Tergantung strategi perusahaan, general affairs dapat berada dibawah naungan divisi operasional, divisi purchasing, maupun divisi HR itu sendiri. Jika berada dibawah naungan HR, maka biasanya divisi tersebut merubah namanya menjadi HRGA (human resources and general affairs).

Fungsi pokok GA adalah memenuhi kebutuhan yang menunjang operasional serta mengelola barang inventaris milik perusahaan. Tugas-tugasnya antara lain melakukan pengadaan barang serta fasilitas, mengelola fasilitas dan aset yang dimiliki perusahaan, mengawasi penerapan SOP keselamatan kerja atau K3, dan menjadi koordinator divisi keamanan dan kebersihan serta berhubungan dengan pihak eksternal yang berkaitan dengan kedua divisi tersebut.

Employee Relations atau Industrial Relations

Dalam lingkungan kerja terkadang terdapat konflik yang terjadi antara satu karyawan dengan karyawan lainnya. Untuk mengatasi itu, maka dikenalkan salah satu bagian HR yang khusus untuk mengatasi masalah-masalah ini, yaitu employee relations. 

Tugas dan fungsi employee relations adalah menangani isu-isu karyawan yang muncul sehingga dapat membentuk lingkungan kerja yang positif dan kondusif. Selain konflik yang terjadi antar karyawan, mereka juga bertugas untuk menemukan solusi dari permasalahan karyawan yang cukup internal seperti stres, burnout maupun toxic workplace. 

Oleh karena itu, seorang employee relations diharapkan dapat memiliki kemampuan komunikasi interpersonal dan persuasif. Lalu juga harus memiliki pengetahuan mengenai peraturan dan SOP yang mengatur karyawannya di perusahaan agar dapat mengambil langkah yang tepat. Selain employee relations, beberapa perusahaan mengenal divisi ini dengan sebutan industrial relations.

Organization Development

Jika employee/ industrial relations berfokus pada masalah karyawan, OD menempatkan dirinya dalam mengurus organisasi secara keseluruhan. Proses OD dikenal memakan proses yang cukup panjang. Hal ini dapat terjadi dikarenakan prosesnya yang berbasis pada pengumpulan hasil riset dan data, menganalisis data, dan mempertimbangkan intervensi apa yang akan diterapkan untuk meningkatkan performa organisasi.

Tujuan ini dilakukan untuk mengembangkan fungsi organisasi, serta mempertahankannya agar dapat beradaptasi perkembangan dunia yang cepat dan tidak pasti.  Oleh karena itu, seorang praktisi OD harus memiliki kompetensi untuk melakukan diagnosis dan analitikal, pengetahuan dasar organisasi, psikologi, dan kemampuan komunikasi yang baik.

Walaupun begitu, posisi OD pada HR tergantung dengan strategi bisnis dan besar-kecilnya organisasi perusahaan. Jika perusahaan mempunyai skala usaha yang kecil hingga sedang, OD biasanya masuk ke dalam tubuh divisi HR. Sebaliknya, jika organisasi perusahaannya besar dan terbentang luas, maka OD biasanya akan membentuk divisi khusus sendiri.

Recruitment dan Talent Acquisition

Peran recruitment dan talent acquisition sebenernya sama, yaitu mencari dan merekrut SDM yang dibutuhkan oleh organisasi atau perusahaan. Perbedaan yang signifikan diantara keduanya adalah mengenai fungsinya. Recruitment mencari kandidat untuk mengisi kekosongan posisi pada tubuh perusahaan, sedangkan talent acquisition menjalankan perannya mencari kandidat yang berkualitas.

Secara keseluruhan, tugas recruiter mencakup menyebarkan lowongan pekerjaan, penyaringan kandidat, menghubungi dan melakukan wawancara, negosiasi gaji, hingga on-boarding atau orientasi. Sedangkan sebagai talent acquisition, cakupan kerjanya lebih luas dengan menambahkan sisi perencanaan strategi perusahaan jangka panjang, penyesuaian karakter dengan lingkungan kerja, dan menganalisis potensi dan kualitas kandidat.

Proses talent acquisition dalam memilih kandidatnya biasanya cukup santai dan fleksibel. Hal ini terjadi karena kondisi pencarian kandidat yang kritis seperti untuk mengisi kekosongan posisi. Namun, dalam proses pencariannya, mereka tetap melakukan analisis yang cukup komprehensif dan mendalam untuk menentukan potensi dan kualifikasi kandidatnya.

Lalu, walaupun tugas seorang recruiter terkesan mudah dan cepat, faktanya mencari kandidat yang tepat untuk mengisi kekosongan posisi bukanlah hal yang mudah. Mereka bisa menghabiskan waktu dan tenaga untuk mendapatkan kandidat yang sesuai dengan kualifikasi umum posisi tersebut, terlebih pada jenis hard-to-fill role.  

Lalu, Bagaimana Mengatasinya?

Sebagai praktisi HR, terlebih pada posisi recruiter dan talent acquisition, menemukan kandidat yang tepat untuk menjadi calon karyawan perusahaan yang ideal faktanya cukup sulit untuk dilakukan. Banyak faktor-faktor yang harus diperhatikan seperti karakter dan kepribadian yang sesuai dengan budaya perusahaan (culture fit), passion, potensi, dan kualifikasi yang dimiliki kandidat. 

Oleh karena itu, asesmen psikometri yang dilakukan secara detail dan mendalam pada Dreamtalent dapat menjadi solusi untuk mempermudah para recruiter dan talent acquisition dalam menemukan kandidat yang tepat bagi perusahaan.  Hal ini dapat memberikan dampak baik kepada perusahaan seperti menghindari karyawan yang toxic, membentuk lingkungan kerja yang produktif, dan membangun budaya perusahaan yang positif dan nyaman.